Meie privaatsuspoliitika
1. Vastutava töötleja tutvustus ja kontaktid
Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on MTÜ SK Meduus (registrikood 80174122, edaspidi Klubi).
Pakume oma klientidele erinevaid treenimise ja ujumisõppe võimalusi, mille osutamise käigus puutume kokku ka oma klientide isikuandmetega.
Privaatsuspoliitikas anname ülevaate:
- milliseid isikuandmeid me oma klientide kohta kogume ja töötleme
- mis alusel ja millistel eesmärkidel me seda teeme ning kui kaua me andmeid säilitame
- millised on õigused seoses neid puudutavate isikuandmete töötlemisega.
Küsimuste korral saab Klubiga ühendust e-maili aadressil info(at)skmeduus.ee.
MTÜ SK Meduus juriidiline aadress on Tina 10, 10126, Tallinn, Eesti.
2. Milliseid isikuandmeid, miks ja millisel alusel me kogume?
2. 1. Kõikide teenuste osutamiseks küsime oma klientidelt järgmiseid andmeid:
- ees- ja perekonnanimi,
- isikukood,
- kontaktandmed (telefon, e-posti aadress, elukoha aadress, õppe- ja/või tööasutus)
- terviseandmed, mis võivad mõjutada treeningute läbiviimist.
Andmeid kogume ja kasutame õigusaktidest tulenevate kohustuste ja Klubi vahel sõlmitud lepingu täitmiseks (nt treenimisega ja ujumisõppega seotud korraldusliku info edastamiseks, osalemise kohta kinnituse küsimiseks, arvete saatmiseks jne). Kõiki isikuandmeid käsitletakse kui konfidentsiaalselt infot.
Kliendi nimi, isikukood ja kontaktandmed on vajalikud Tallinna linna sporditegevuse toetuse süsteemi sisestamiseks, Eesti Haridussüsteemi sisestamiseks, võistlustele registreerimiseks, aga ka võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (õigustatud huvi).
Klientide kontaktandmeid kasutame ka klienti puudutavate teavete (nt treenimise ja ujumisõpet puudutava info ja muu sellise info, mis on meie arvates Teile kasulik) edastamiseks.
Maksuseadustest tulenevalt vajame kliendi nime ja aadressi raamatupidamise algdokumentide (arve) koostamiseks.
Kogutud terviseandmeid kasutatakse treeningtegevuse (metoodika, koormus jms) planeerimisel.
2.2. Teenustega seonduvalt töötleme oma klientide kohta ka järgmiseid andmeid:
- sõlmitud lepingud/esitatud tellimused;
- maksekohustuste täitmise andmed (esitatud arved, maksegraafiku andmed, laekumised, võlgnevused jms);
- kirjavahetus seoses lepinguga (teated, pretensioonid, avaldused, võlateatised, lepingu lõpetamise teated jms).
Need andmed on meile vajalikud selleks, et:
- omaksime ülevaadet meievahelisest lepingulisest suhtest
- saaksime sõlmitud lepinguid nõuetekohaselt täita,
- kajastada osutatud teenuste andmeid korrektselt oma raamatupidamises (raamatupidamise- ja maksuseadustest tulenev kohustus).
- vajadusel võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (tegemist on meie õigustatud huviga).
2.3. Töötleme isikuandmeid ka seadusest tulenevatel juhtudel, näiteks kui vastava päringuga pöördub meie poole avaliku võimu organ või riigiasutus.
Oma klientide kohta peame esitama andmeid järelevalve- ja korrakaitseasutustele, kui meilt seaduslikul alusel selliseid andmeid nõutakse (nt Haridus- ja Teadusministeeriumi, Tarbijakaitseameti, Andmekaitse Inspektsiooni vms päringud kontrollide käigus) või kui esineb olukord, mil oleme seadusest tulenevalt kohustatud ise neid andmeid esitama (nt informatsioonikohustuse täitmine maksu- ja tolliametile, teavitamiskohustuse täitmine rahapesu andmebüroole jne).
3. Kellega me jagame teie isikuandmeid?
Treeningutel ja/või ujumisõppel osalejate kohta peame me edastama andmeid treeningute eest maksjale, kui maksja ei ole teie ise, vaid keegi teine. Maksjal õigustatud huvi ning enamasti ka juriidiline kohustus saada andmeid selle kohta, mille eest ta tasu on maksnud.
Samuti edastame treeningute ja ujumisõppe osalejate kohta andmed (ees- ja perekonnanimi, teatud juhtudel ka isikukood) treeneritele, kuna treenerite ülesanne on kontrollida, kas treeningul osalevad ikka registreeritud isikud ning kes registreeritud isikutest on kohal ja kes puudub.
Võime oma teenuste pakkumisel kasutada ka muid abistavaid teenuseid nagu IT-abi, audiitorteenused, õigusteenused jne. Kõik teenusepakkujad on meie volitatud andmetöötlejateks, kellel on õigus töödelda meilt saadud isikuandmeid üksnes teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses ning üksnes meie poolt etteantud reeglite ja juhiste alusel.
Kohustuste rikkumisega seotud andmeid võime oma õiguste ja huvide kaitseks edastada ka inkassoettevõtetele, õigusnõustajatele, kohtutele ja muudele isikutele ja asutustele, kes tegelevad vastavate nõuete menetlemisega.
4. Kuidas me teie isikuandmeid hoiame?
Kõiki isikuandmeid käsitletakse kui konfidentsiaalselt infot. Kasutame oma asjaajamise korraldamiseks ja dokumentide hoidmiseks Sportlyzer infohaldussüsteemi, millele on isikliku parooliga juurdepääs üksnes meie töötajatel.
Töötajate töölepingutes on ettenähtud kliendiandmete saladuses hoidmise kohustus ning vastutus selle olulise kohustuse rikkumise eest.
5. Kui kaua me andmeid säilitame?
Isikuandmete säilitamisel lähtume põhimõttest, et andmeid säilitame üksnes seni, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks, milleks andmeid kogusime, või seni, kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt kohustuslik (nt arveldusinformatsiooni hoiustatakse seitse aastat vastavalt Eesti raamatupidamist ja maksude tasusmist reguleerivatele õigusaktidele).
Arvestades, et peaaegu kõik meie poolt kogutavad isikuandmed on seotud sellega, kellele ja kuidas me oleme teenust osutanud, siis võivad need andmed omada tähendust ka võimalikes õigusvaidlustes. Seega oma õigustatud huvide kaitsmiseks lähtume andmete säilitustähtaja määramisel maksimaalsetest aegumistähtaegadest, mis on nõuete esitamiseks seadusega ette nähtud – see on 10 aastat lepinguliste suhete lõppemisest. Kui Klubil pole enam vajadust antud privaatsuspoliitikas välja toodud eesmärkidel isikuandmeid hoida, siis isikuandmed kustustakse.
6. Millised on teie õigused seoses isikuandmete töötlemisega?
Isikuandmete kaitset reguleerivatest õigusaktidest (eelkõige Euroopa isikuandmete kaitse üldmäärusest nr 2016/679, jõustumise aeg 25.05.2018) tuleneb andmesubjektidele mitmeid õigusi, millest anname teile alljärgnevalt kokkuvõtliku ülevaate.
Inimesel on õigus:
- saada teavet tema kohta kogutud isikuandmete ja nende töötlemise kohta
- esitada vastuväide isikuandmete töötlemise osas, saates selleks vabas vormis taotluseemaili aadressile: info(at)skmeduus.ee,
- nõuda isikuandmete parandamist või täiendamist, kui andmed on ebaõiged või mittetäielikud,
- nõuda isikuandmete kustutamist (nt juhul, kui meil puudub isikuandmete töötlemiseks õiguslik alus või see alus on ära langenud, nt juhul, kui andmete töötlemise aluseks oli teie nõusolek, mille te olete tagasi võtnud),
- pöörduda isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise korral Andmekaitse Inspektsiooni (www.aki.ee) või kohtu poole.
7. Kliendi nõusolekul põhinev andmetöötlus
Selleks, et saaksime Sulle edastada enda klubi uudiskirju ja kliendi eelistustest lähtuvaid pakkumisi, vajame Teie nõusolekut. Võite oma nõusoleku alati tagasi võtta, teavitades meid sellest kirjalikult või e-postiga info(at)skmeduus.ee.
8. Privaatsuspoliitika muutmine
Me võime igal ajal uuendada või muuta privaatsusteadet. Klubi muudab privaatsusteadet vastavalt vajadusele, et see oleks kooskõlas õiguslike, tehniliste või ettevõtet puudutavate muudatustega.
Olemasolevaid kliente teavitame privaatsusteate muutmisest e-posti teel enne muudatuste kehtima hakkamist. Kehtiv privaatsuspoliitika on alati kättesaadav meie kodulehel: ......